Deducibilità spese di trasferta dei dipendenti

Premessa

In merito alla deducibilità, dal reddito d’impresa, delle spese di trasferta (vitto, alloggio e viaggio) sostenute per i propri dipendenti, le regole sono diverse a seconda che la trasferta avvenga all’interno del comune in cui il lavoratore ha la propria sede di lavoro, oppure al di fuori del menzionato ambito.

Si ricorda che nel caso di trasferte effettuate fuori dall’ambito comunale, esistono tre sistemi tra loro alternativi di rimborso delle spese sostenute dal dipendente (la scelta è a discrezione del datore di lavoro). In particolare si tratta di:

• sistema forfettario: che prevede un’indennità giornaliera al dipendente determinata in via forfettaria, esclusa dall’imponibile (del dipendente) fino all’importo di 46,68 euro al giorno per le trasferte in Italia e di 77,47 euro per le trasferte all’estero;
• sistema analitico: che prevede il rimborso di quanto documentato in maniera idonea. In tal caso non formano reddito imponibile (per il dipendente);
• sistema misto: esenzione dall’imponibile (del dipendente) per le spese di viaggio e trasporto e indennità di trasferta pari a 1/3 o 2/3 nel caso di rimborso di vitto e/o alloggio.

Spese di vitto e alloggio

Come già anticipato, ai fini della deducibilità in capo al datore di lavoro delle le spese di vitto e alloggio sostenute per le trasferte del dipendente (come per le spese di viaggio) occorre distinguere a seconda che la trasferta avvenga o meno nel territorio comunale in cui ha sede l’impresa. In particolare, se trattasi di trasferta all’interno del comune, vale quanto segue:

Regole
Ambito trasferta	Deducibilità in capo all’impresa	Trattamento in capo al dipendente
All’interno del comune	75% del loro ammontare (art. 109, comma 5 TUIR)	Interamente imponibili in capo al dipendente

Qualora, invece, la trasferta avviene al di fuori del comune, il trattamento fiscale in capo all’impresa, dipende dal metodo di rimborso prescelto, ossia se forfettario, analitico o misto (si veda in premessa).

In dettaglio:

Regole
Ambito trasferta	Metodo di rimborso prescelto	Trattamento in capo all’impresa
Oltre il comune	Analitico	I rimborsi possono essere portati in deduzione dal reddito d’impresa nel limite giornaliero di (art. 95 comma 3 TUIR): 180,76 euro, per le trasferte in Italia; 258,23 euro, per le trasferte al di fuori dei confini nazionali.
	Forfettario	Deducibilità della spesa al 100%
	Misto	Il rimborso analitico sconta i limiti di deducibilità di cui all’articolo 95, comma 3, Tuir; l’indennità forfettaria è deducibile al 100%.

Spese di viaggio

Anche per le spese di viaggio sostenute dall’impresa per la trasferta del dipendente occorre distinguere a seconda dell’ambito territoriale della trasferta, quindi se all’interno del comune o oltre il comune in cui il lavoratore ha la propria sede di lavoro. In dettaglio, se la trasferta è all’interno del comune:

Regole
Ambito trasferta	Deducibilità in capo all’impresa	Trattamento in capo al dipendente
All’interno del comune	La spese di trasporto documentate sono deducibili al 100%	Non imponibili
	Rimborsi chilometrici deducibili al 100%	Imponibili

Qualora, invece, la trasferta è effettuata al di fuori del comune:

Regole
Ambito trasferta	Tipologia di spesa	Deducibilità in capo all’impresa
Oltre il comune	Le spese per biglietti (treno, aereo, ecc.)	100%
	Rimborsi chilometrici	La spesa deducibile è limitata, rispettivamente, al costo di percorrenza o alle tariffe di noleggio relative ad autoveicoli di potenza non superiore a 17 cavalli fiscali, ovvero 20 se con motore diesel (art- 95 comma 3 Tuir).

Casi pratici

Caso 1

Il dipendente di una società con sede a Napoli va in trasferta a Perugia per assistenza cliente. Il dipendente spende 250 euro + IVA 10% tra vitto e alloggio per un giorno. Inoltre chiede un rimborso chilometrico di 150 euro per 350 km di percorrenza con un’auto di sua proprietà, con motore diesel di 25cv. La società per il rimborso al dipendente utilizza il “metodo analitico”. In tale ipotesi:

Regole
Ambito trasferta	Tipologia di spesa	Deducibilità in capo all’impresa
Oltre il comune	Spese vitto e alloggio	180,76 euro + IVA 10%
	Rimborsi chilometrici	Costo ACI (diesel 20 cv)

Caso 2

Il dipendente di una società con sede a Roma va in trasferta a Caserta per assistenza cliente. Il dipendente spende 150 euro + IVA 10% tra vitto e alloggio per un giorno. Inoltre chiede un rimborso chilometrico di 150 euro per 350 km di percorrenza con un’auto di sua proprietà, con motore benzina di 17cv. La società per il rimborso al dipendente utilizza il “metodo analitico”. In tale ipotesi:

Regole
Ambito trasferta	Tipologia di spesa	Deducibilità in capo all’impresa
Oltre il comune	Spese vitto e alloggio	150 euro + IVA 10%
	Rimborsi chilometrici	Costo ACI (benzina 17 cv)

Caso 3

Il dipendente di una società con sede a Roma in zona Ottaviano va in trasferta per assistenza cliente presso altra impresa con sede a Roma zona Flaminio. Il dipendente spende 120 euro + IVA 10% tra vitto e alloggio per un giorno. Inoltre chiede un rimborso chilometrico di 30 euro per 40 km di percorrenza con un’auto di sua proprietà, con motore benzina di 17cv. La società per il rimborso al dipendente utilizza il “metodo forfettario” (con diaria di 30 euro). In tale ipotesi:

Regole
Ambito trasferta	Tipologia di spesa	Deducibilità in capo all’impresa
Nel comune	Spese vitto e alloggio	90 euro + IVA 10% (75% di 120 euro)
	Diaria	30 euro

Caso 4

Il dipendente di una società con sede a Roma va in trasferta a Berlino per assistenza cliente. Il dipendente spende 400 euro tra vitto e alloggio per un giorno. Inoltre chiede il rimborso del biglietto aereo di euro 120,00. La società per il rimborso al dipendente utilizza il “metodo analitico”. In tal caso:

Regole
Ambito trasferta	Tipologia di spesa	Deducibilità in capo all’impresa
Estero	Spese vitto e alloggio	258,23 euro + IVA
	Biglietto aereo	120 euro